一般事務の仕事に興味があるけれど、志望動機をどう書けばいいのか分からない…そんな悩みを抱えていませんか？特に未経験の方は、「何をアピールすればよいのか分からない」「他の応募者と差をつける方法が知りたい」と感じることも多いでしょう。
この記事では、一般事務職の志望動機の書き方について詳しく解説します。必要なスキルや経験がなくても、しっかりと企業にアピールできるポイントを紹介するので、ぜひ参考にしてください。
目次
一般事務職の志望動機とは
一般事務は、会社の業務を円滑に進めるために欠かせない役割を担います。電話応対や書類作成、データ入力など、多岐にわたる業務をこなすため、正確性やコミュニケーション能力が求められる職種です。
しかし、事務職の志望動機は「未経験でも書けるのか？」「どんな点をアピールすればいいのか？」と悩む方も多いのではないでしょうか。本章では、一般事務職の役割や求められるスキル、そして志望動機の重要性について解説します。
一般事務職の役割と求められるスキル
一般事務職は、会社の業務をサポートする幅広い業務を担当します。具体的には、以下のような業務があります。
- 電話・メール対応：社内外の関係者との連絡や問い合わせ対応
- 書類作成・管理：見積書、契約書、請求書などの作成や整理
- データ入力・処理：顧客情報や売上データの入力・更新
- 備品管理・発注：オフィスの備品や消耗品の在庫管理
事務職では、業務を正確にこなす能力や、周囲と円滑にコミュニケーションを取る力が必要です。特に以下のようなスキルが重視されます。
| 求められるスキル | 具体的な内容 |
|---|---|
| パソコンスキル | WordやExcelを使った文書作成やデータ管理 |
| コミュニケーション能力 | 社内外の関係者と円滑にやり取りする力 |
| 正確性・注意力 | ミスなく業務をこなす力 |
| マルチタスク能力 | 複数の業務を同時に処理する力 |
事務職に必要なスキルは、前職の経験や日常生活の中で培われたものが活かせることが多いです。たとえば、販売職の接客経験があれば「コミュニケーション能力」、エクセルを使った簡単な表計算ができれば「パソコンスキル」をアピールできます。
志望動機の重要性
一般事務職は人気のある職種のため、多くの応募者が集まります。そのため、志望動機をしっかりと作りこまなければ、他の候補者との差別化が難しくなります。
志望動機を書く際に重要なのは、「なぜ一般事務職を志望するのか」「なぜこの企業を選んだのか」「どのように企業に貢献できるのか」を明確にすることです。
よくある失敗例として、「事務職なら未経験でもできそうだから」「安定していそうだから」といった漠然とした理由だけを書いてしまうケースがあります。これでは採用担当者の心に響きません。
効果的な志望動機を作成するためには、以下のポイントを意識しましょう。
- 企業の特徴や業務内容を理解し、自分の強みと結びつける
- 自分のスキルや経験が、事務職にどう活かせるのかを具体的に述べる
- 入社後にどのように成長し、貢献したいかを伝える
このように、企業ごとの特徴をしっかりとリサーチし、自分の経験やスキルと絡めながら志望動機を作成することが重要です。次の章では、志望動機を作成する際のポイントについて詳しく解説します。
未経験向け：一般事務の志望動機の書き方と例文
未経験から一般事務職を目指す場合、どのように志望動機を書けばよいのか悩む方も多いでしょう。特に、実務経験がない場合は「何をアピールすればよいのか」「どのように書けば説得力が増すのか」が気になるポイントです。
本章では、未経験者が志望動機でアピールすべきポイントを解説し、具体的な例文を紹介します。企業に好印象を与えられる志望動機を作成し、採用につなげましょう。
未経験がアピールすべきポイント
未経験の場合でも、これまでの経験やスキルを活かしてアピールすることが可能です。以下のような点に注目すると、説得力のある志望動機が作れます。
- 事務職に役立つスキルや経験を伝える
例：接客業の経験 → コミュニケーション能力、丁寧な対応
例：販売職の経験 → データ管理、在庫管理スキル - 事務職を希望する理由を明確にする
「なぜ事務職を志望するのか」を明確にすることで、企業側に納得してもらいやすくなります。 - 企業の特徴や理念と自分の考えを結びつける
企業の事業内容や理念を理解し、「この会社で働きたい」という意欲を伝えることが重要です。
未経験だからといって不安に思う必要はありません。上記のポイントを押さえ、前向きな姿勢を伝えられる志望動機を作成しましょう。
未経験向け志望動機の例文①
前職の経験を活かすケース（接客業出身）
「私は前職で接客業に携わり、日々多くのお客様と関わる中で、丁寧で正確な対応を心がけてきました。特に、お客様の問い合わせに迅速かつ的確に応じることで、信頼関係を築くことを大切にしていました。
事務職への転職を志望した理由は、以前から細かい作業やデータ管理に興味があり、組織を支える仕事に携わりたいと考えたためです。貴社の事務職では、資料作成やデータ入力など、正確性とコミュニケーション能力が求められる業務が多く、これまで培った接客経験を活かせると考えています。
未経験ではありますが、ExcelやWordのスキルを積極的に習得し、正確かつ効率的な業務遂行に貢献できるよう努めてまいります。」
未経験向け志望動機の例文②
PCスキルをアピールするケース（独学で学習）
「私は現在、独学でExcelやWordを学び、データ入力や簡単な資料作成ができるようになりました。以前からパソコンを使った業務に興味があり、事務職として会社の業務を支える仕事がしたいと考えています。
貴社の求人情報を拝見し、事務職未経験者でも丁寧な研修を受けられる環境が整っていることに魅力を感じました。また、貴社の企業理念にも共感し、ぜひこの環境で成長したいと思っております。
未経験ではありますが、学習意欲を持って知識を深め、業務に必要なスキルを積極的に習得することで、貴社に貢献できるよう努めます。」
未経験向け志望動機の例文③
事務職への強い意欲を示すケース（キャリアチェンジ）
「これまで私は販売職として、商品の管理や在庫調整、売上データの管理などを担当してまいりました。その中で、事務職の方と協力しながら業務を進める機会があり、データ管理や資料作成といった業務に興味を持つようになりました。
事務職への転職を考えた理由は、これまでの経験を活かしながら、より専門的なスキルを身につけ、組織を支える仕事をしたいと考えたためです。貴社の事務職では、チームワークを重視しながら業務を進めることが求められると拝見し、私の経験が活かせるのではないかと思いました。
未経験ではありますが、簿記やビジネス文書作成の勉強を進めており、事務職としてのスキルを積極的に磨いていきたいと考えております。」
例文の解説とポイント
上記の例文のように、未経験でもこれまでの経験やスキルを事務職に活かせることを伝えることが大切です。志望動機を作成する際には、以下のポイントを意識しましょう。
- これまでの経験の中から、事務職に活かせるスキルを見つける
→ 接客業なら「コミュニケーション能力」、販売業なら「データ管理能力」など - なぜ事務職を目指すのかを明確にする
→ ただ「やりたい」だけではなく、具体的な理由を述べる - 企業の特徴や理念に触れ、志望度の高さをアピールする
→ 企業の業務内容や雰囲気に触れ、応募企業ならではの魅力を伝える
これらのポイントを押さえながら、採用担当者の心に響く志望動機を作成してみましょう。
ChatGPT:
パート向け：一般事務の志望動機の書き方と例文
一般事務のパートを希望する場合、「なぜパートで働きたいのか」「どのようなスキルを活かせるのか」を明確に伝えることが重要です。企業側は、即戦力として活躍できる人材を求めているため、これまでの経験や強みをアピールすることが採用のポイントになります。
本章では、パートとして働く際にアピールすべきポイントを解説し、具体的な志望動機の例文を紹介します。自分に合った志望動機を作成し、採用につなげましょう。
パートでアピールすべきポイント
パートとして一般事務の仕事を希望する場合、以下のポイントを意識すると、採用担当者に好印象を与えられます。
- 事務職に活かせるスキルや経験を伝える
例：PCスキル（Word・Excel）、書類整理、電話対応など - 働く意欲や職場での適応力を示す
「長く働きたい」「柔軟に対応できる」といった姿勢を伝える - 勤務条件や働き方の希望を明確にする
例：「扶養範囲内での勤務を希望」「子育てと両立しながら働きたい」
企業側が求める人材像と自分の経験・スキルが合致することを伝えられるよう、志望動機を工夫しましょう。
パート向け志望動機の例文①
子育てと両立しながら働きたいケース
「現在、子育てをしながら家庭を支えていますが、これまでの経験を活かして再び社会に貢献したいと考え、一般事務のパートを志望いたしました。
以前、営業事務として5年間勤務していた経験があり、電話対応やデータ入力、書類作成を担当していました。特に、正確性を求められる業務にやりがいを感じており、貴社でも事務業務を通じて貢献できると考えております。
勤務時間の調整が可能な点にも魅力を感じており、家庭と両立しながら長く働き続けたいと考えています。迅速かつ正確な事務処理で、職場のサポートに努めてまいります。」
パート向け志望動機の例文②
事務未経験でもPCスキルを活かしたいケース
「これまで接客業に従事しておりましたが、以前から事務職に興味があり、現在は独学でWordやExcelを学習しております。貴社の業務内容を拝見し、基本的なPCスキルを活かせる環境だと感じ、応募いたしました。
接客業では、お客様とのやり取りの中で丁寧な対応やスムーズなコミュニケーションを心がけてまいりました。事務職でも電話対応や社内のサポート業務が求められると考えており、これまでの経験を活かしながら貢献できると考えております。
未経験ではありますが、学習意欲を持って業務に取り組み、スムーズな事務処理ができるよう努力してまいります。」
パート向け志望動機の例文③
扶養範囲内で長く働きたいケース
「家庭と両立しながら、これまでの経験を活かして長く働きたいと考え、一般事務のパートを志望いたしました。
前職では経理事務として7年間勤務し、伝票整理やデータ入力、電話・来客対応を担当しておりました。正確性と効率性を重視しながら業務を進めていたため、事務職の基本的なスキルには自信があります。
貴社の募集内容を拝見し、扶養範囲内での勤務が可能な点に魅力を感じました。これまでの経験を活かし、職場の円滑な業務遂行をサポートできるよう努めてまいります。」
例文の解説とポイント
上記の例文のように、パートとして働く際の志望動機では「なぜこの働き方を希望するのか」「どのような経験を活かせるのか」を明確にすることが重要です。
- 事務職に役立つ経験やスキルを伝える
→ 過去の職歴や学習経験を具体的に述べる - 柔軟に対応できることをアピールする
→ 企業側が求める勤務条件に合致することを伝える - 働く意欲や将来的なビジョンを示す
→ 「長く働きたい」「スキルを伸ばしたい」といった意欲を伝える
これらのポイントを意識しながら、説得力のある志望動機を作成してみましょう。
40代向け：一般事務の志望動機の書き方と例文
40代で一般事務の仕事を希望する場合、これまでの職務経験や培ってきたスキルをどのように活かせるのかを明確に伝えることが重要です。また、即戦力としての適応力や、長く働きたいという意欲を伝えることもポイントになります。
本章では、40代が一般事務職を目指す際にアピールすべきポイントを解説し、具体的な志望動機の例文を紹介します。自分に合った志望動機を作成し、採用につなげましょう。
40代がアピールすべきポイント
40代が一般事務の採用で評価されるポイントは、以下のような点です。
- これまでの職務経験やスキルを活かせることを伝える
例：事務職経験、PCスキル、マネジメント経験など - 即戦力として働けることをアピールする
例：「前職での経験を活かし、スムーズに業務に取り組める」 - 職場に貢献する姿勢や安定した勤務が可能であることを伝える
例：「長く働きたい」「周囲との協調性を大切にする」
企業側は、経験を活かして即戦力として活躍できる人材を求めています。自身の強みを整理し、魅力的な志望動機を作成しましょう。
40代向け志望動機の例文①
長年の事務経験を活かしたいケース
「これまで一般事務として15年間勤務し、データ入力や書類作成、電話対応などの業務を担当してまいりました。事務作業の正確性と効率化を常に意識し、円滑な業務遂行をサポートすることにやりがいを感じています。
貴社の求人を拝見し、これまで培ってきた事務スキルを活かせる環境だと感じました。また、社内の業務フロー改善にも積極的に取り組める点に魅力を感じ、応募いたしました。
即戦力としてスムーズに業務に対応できる自信があり、チームの一員として貢献できるよう尽力いたします。どうぞよろしくお願いいたします。」
40代向け志望動機の例文②
異業種から事務職に転職するケース
「これまで販売職として勤務し、店舗運営やスタッフ管理、顧客対応などを担当してまいりました。日々の業務でExcelを活用して売上管理や資料作成を行っており、PCスキルを活かせる仕事に挑戦したいと考え、一般事務の職種を志望いたしました。
貴社は業務効率化に力を入れており、これまでのデータ管理や書類作成の経験が活かせると感じました。また、チームワークを重視しながら業務に取り組んできた経験を活かし、周囲と協力しながら正確な事務業務を遂行してまいります。
新たな環境での挑戦となりますが、吸収力を活かして業務を習得し、円滑な職場運営をサポートしていきたいと考えています。」
40代向け志望動機の例文③
ブランクがあるが再就職したいケース
「子育てが一段落し、再び社会に貢献したいと考え、一般事務の仕事を志望いたしました。以前は総務事務として10年間勤務し、勤怠管理や経理補助業務を担当していました。
ブランクはありますが、現在はExcelやWordの操作を学び直し、事務業務にスムーズに対応できるよう準備を進めております。貴社は丁寧な社員教育が整っており、未経験者やブランクのある人材にも活躍の場があると知り、応募いたしました。
持ち前の正確さと丁寧な業務遂行力を活かし、周囲と協力しながら職場を支える存在になりたいと考えています。」
例文の解説とポイント
上記の例文のように、40代の志望動機では「即戦力としての経験・スキル」と「安定した勤務が可能なこと」を伝えるのが重要です。
- これまでの職務経験を具体的に述べる
→ 過去の職務経験や業務内容を明確にする - 業務への適応力や意欲を伝える
→ 異業種からの転職やブランクがある場合は、学び直しの意欲を示す - 長期的に働ける姿勢をアピールする
→ 企業側が安心して採用できるよう、長く働く意向を伝える
これらのポイントを押さえながら、自分の強みを活かした志望動機を作成しましょう。
書けないと悩む人向け：一般事務の志望動機の書き方と例文
志望動機を書こうとしても、なかなか言葉が思い浮かばず悩んでしまう人も多いのではないでしょうか。「特別な経験がない」「うまくまとめられない」と感じることもあるかもしれません。
しかし、志望動機は「なぜこの仕事をしたいのか」「どんな貢献ができるのか」を素直に伝えればOKです。本章では、志望動機が書けないと悩む方に向けて、アピールすべきポイントや具体的な例文を紹介します。
書けないと悩む人がアピールすべきポイント
志望動機を書く際に「特別な経験がない」「強みがわからない」と感じる人は、以下のようなポイントを意識しましょう。
- 事務職を選んだ理由を素直に伝える
例：「事務作業が好き」「細かい作業が得意」など - これまでの経験を仕事に活かせることを示す
例：「接客経験を活かし、電話対応ができる」 - 働く意欲や長く続ける意志を伝える
例：「安定して働きたい」「職場のサポート役になりたい」
志望動機に「特別なエピソード」は必要ありません。小さな経験や思いでも十分にアピールポイントになります。
書けないと悩む人の志望動機の例文①
事務作業が好きなことをアピールするケース
「私は細かい作業や書類整理が得意で、以前から事務職に興味がありました。前職では接客業に従事していましたが、お客様情報の入力や伝票整理などの業務を行う中で、事務作業の重要性を実感しました。
貴社は事務職未経験でもしっかり学べる環境が整っていると知り、安心して挑戦できると感じました。持ち前の几帳面さを活かし、正確かつ丁寧に業務を行い、職場を支える存在になりたいと考えています。
未経験ではありますが、積極的に学び、周囲と協力しながら成長していきたいと思います。」
書けないと悩む人の志望動機の例文②
接客業や販売職の経験を活かすケース
「これまで販売職として勤務し、日々の売上管理や在庫管理、顧客対応などを行ってきました。その中で、PCを使ったデータ入力や事務作業の重要性を感じ、事務職に興味を持ちました。
貴社の事務職募集を拝見し、これまでの経験を活かせると感じたため、応募いたしました。特に、電話対応や来客対応の経験があるため、社内外のやり取りにもスムーズに対応できると考えています。
未経験ではありますが、事務職としてのスキルを身につけ、正確かつ効率的な業務遂行に貢献できるよう努めてまいります。」
書けないと悩む人の志望動機の例文③
パソコンスキルや学習意欲をアピールするケース
「前職ではアルバイトとして軽作業に従事していましたが、業務の中でPCを使う機会があり、データ入力や簡単な資料作成を行っていました。その経験を通じて、より専門的な事務業務に挑戦したいと考えるようになりました。
現在、ExcelやWordのスキルを身につけるために独学で勉強を進めています。貴社の求人を拝見し、未経験者でもしっかりサポートしていただける環境に魅力を感じ、応募いたしました。
業務を早く習得し、正確な作業を心がけながら、職場の一員として貢献していきたいと考えております。」
例文の解説とポイント
志望動機を書くのが苦手な場合は、「なぜこの仕事を選んだのか」「どんなことができるのか」をシンプルにまとめましょう。
- 「なぜ一般事務を希望するのか」を明確にする
→ 事務作業が好き、パソコン作業に興味がある、など - 「どんな経験が活かせるのか」を考える
→ 接客経験、パソコン操作経験、正確な作業が得意、など - 「意欲や学ぶ姿勢」を伝える
→ 未経験でも学ぶ意欲があることをアピール
志望動機が書けないと悩む方でも、これらのポイントを押さえればスムーズに文章を作成できます。自分に合った志望動機を作り、採用につなげましょう。
長く働きたい向け：一般事務の志望動機の書き方と例文
一般事務職は、安定した職種として人気があり、「長く働きたい」と考える人に向いています。しかし、単に「長く働きたい」と伝えるだけでは、採用担当者には響きません。
そこで、本章では「長く働きたい」ことを志望動機としてアピールする際のポイントや、採用担当者に好印象を与える例文を紹介します。長期的に貢献できる人材であることを伝えるためのコツを押さえ、採用につなげましょう。
長く働きたい事をアピールする時のポイント
企業に「長く働きたい」と伝える際は、以下の点を意識すると説得力が増します。
- なぜ長く働きたいのかを明確にする
例：「安定した環境で成長したい」「事務職としてスキルを磨きたい」 - 働く意欲や適性を示す
例：「細かい作業が得意」「サポート業務にやりがいを感じる」 - キャリアビジョンを伝える
例：「長期的に業務を習得し、会社の成長に貢献したい」
単に「長く働きたい」と述べるだけではなく、その理由や具体的な意欲を伝えることが重要です。
長く働きたい事をアピールする志望動機の例文①
安定した環境で成長したいことをアピールするケース
「私は安定した環境で長く働き、事務職としてスキルを身につけたいと考えています。前職では販売職として働いていましたが、業務の一環で行っていたデータ入力や書類整理にやりがいを感じ、事務職への転職を決意しました。
貴社は教育体制が整っており、未経験でも成長できる環境があると感じ、応募いたしました。入社後は基本的な業務を着実に身につけ、将来的には業務の効率化や改善にも貢献できるよう努力していきます。
長く働きながらスキルを高め、会社の成長を支えられる事務スタッフを目指したいと考えています。」
長く働きたい事をアピールする志望動機の例文②
ワークライフバランスを重視しながら貢献したいケース
「私はライフワークバランスを大切にしながら、長く安定して働きたいと考えています。これまで家庭と仕事を両立しながら働いてきましたが、今後は事務職として腰を据えてキャリアを築きたいと考えています。
貴社の事務職は、チームワークを重視しながら業務を進める点に魅力を感じました。持ち前の協調性を活かし、円滑な業務遂行をサポートしたいと思います。また、これまでの仕事で培った丁寧な対応力を活かし、社内外の関係者とも良好な関係を築いていきたいと考えています。
長期的に働くことで、より貢献できる人材になれるよう努力していきます。」
長く働きたい事をアピールする志望動機の例文③
専門性を高めながら会社に貢献したいケース
「私は事務職としてスキルを磨きながら、長く働き続けたいと考えています。前職では営業サポートとして勤務し、資料作成やデータ管理などを担当していました。より専門的な事務スキルを身につけるため、貴社の一般事務職に応募いたしました。
事務業務を通じて会社を支えることにやりがいを感じており、正確かつ迅速な業務遂行を意識して取り組んでまいります。また、業務の効率化にも積極的に取り組み、長期的に会社に貢献できるよう努力したいと考えています。
これまでの経験を活かしながら、さらにスキルアップし、長く活躍できる人材を目指します。」
例文の解説とポイント
「長く働きたい」ことをアピールする際は、以下のポイントを意識すると説得力が増します。
- 「なぜ長く働きたいのか」を明確にする
→ 事務職としてスキルを磨きたい、安定した環境で働きたい、など - 「どのように貢献できるのか」を伝える
→ 正確な作業ができる、協調性がある、業務効率化に貢献できる、など - 「将来のキャリアビジョン」を示す
→ 長期的に業務を習得し、会社に貢献したい
「長く働きたい」と述べるだけでなく、意欲や具体的な貢献内容を伝えることで、採用担当者に好印象を与えることができます。自分の強みと志望理由を組み合わせた志望動機を作り、採用につなげましょう。
志望動機作成時の注意点
志望動機は採用担当者が応募者の意欲や適性を判断する重要なポイントです。しかし、適切な内容でなければ、逆に評価を下げてしまう可能性があります。ここでは、志望動機を書く際の注意点について解説します。
避けるべき表現や内容
志望動機を書く際には、以下のような表現や内容を避けるようにしましょう。
- 抽象的すぎる表現
例：「頑張ります」「御社のために尽力します」→ 具体的なエピソードや根拠が必要。 - 志望動機が自己都合になっている
例：「自宅から近いので応募しました」→ 企業にとってのメリットを示すことが重要。 - 他の企業でも使い回せる内容
例：「安定した会社で働きたい」→ その企業ならではの魅力を具体的に述べる。 - 過去の経験と応募職種の関連性が不明確
→ 事務職に応募するのに「接客経験を活かしたい」とだけ書くのは不十分。
これらを意識して、企業にとって魅力的な志望動機を作成しましょう。
誤字脱字のチェック方法
誤字脱字は、応募書類の印象を大きく左右します。以下の方法でしっかりチェックしましょう。
- 音読する
→ 声に出して読むと、不自然な表現や抜け漏れに気づきやすくなります。 - 時間をおいて見直す
→ 書いた直後ではなく、少し時間をおいてから再確認するとミスが見つかりやすくなります。 - 第三者に確認してもらう
→ 家族や友人に読んでもらうと、自分では気づかなかった誤りを指摘してもらえます。 - ワードやオンラインツールを活用する
→ 文法チェック機能を使い、誤字脱字を減らす。
誤字脱字は丁寧さを示す指標にもなりますので、入念にチェックしましょう。
よくある質問（FAQ）
Q1. 志望動機にアルバイト経験は書くべきですか？
A. 応募職種と関連がある場合は、アルバイト経験を記載すると有効です。例えば、事務職に応募する場合、「接客アルバイトで培った正確なデータ入力や報連相の習慣」などを強調すると、企業にアピールできます。ただし、関連性が薄い場合は、無理に記載せず、職種に適したスキルを伝えることを優先しましょう。
Q2. 志望動機の適切な長さはどのくらいですか？
A. 一般的には200～400文字程度が適切とされています。長すぎると要点がぼやけ、短すぎると意欲が伝わりにくくなります。最初に結論を述べ、次に具体的なエピソードを加え、最後に企業とのマッチングや今後の展望を示すと、バランスの取れた内容になります。
Q3. 志望動機に資格の有無をどのように記載すれば良いですか？
A. 取得済みの資格は積極的に記載しましょう。例えば、「事務職に必要なExcelスキルを磨くため、MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）資格を取得しました」といった形でアピールできます。まだ取得していない場合でも、「現在〇〇資格の取得に向けて学習中」と記載すると、学ぶ意欲が伝わります。
まとめ：効果的な志望動機で採用を勝ち取ろう
志望動機は単なる応募の理由ではなく、「企業にとってどのようなメリットがあるか」を伝える重要な要素です。
- 企業ごとにカスタマイズする
- 具体的なエピソードを交える
- 長すぎず、簡潔にまとめる
これらのポイントを押さえて、魅力的な志望動機を作成しましょう。丁寧に作成された志望動機は、採用担当者の目に留まり、面接へとつながる可能性を高めます。しっかり準備をして、採用を勝ち取りましょう！